ChatGPTの業務活用で作業時間を節約、成果を増やすプロンプト5選

あなたの時間は、あらゆる場所で浪費されている。タスクは山積みになり、締め切りは迫る。スケジュールは会議で埋まり、メールの通知は絶え間なく鳴り、電話によって仕事が中断される。この狂乱を止めなければならない。

失った時間を取り戻し、生産性を10倍に高められるとしたらどうだろう？ 筆者に任せてほしい。あなたの生産性を変革し、貴重な時間を取り戻すためのChatGPTプロンプトを伝授しよう。

■ChatGPTを使って時間を節約：あなたの1週間を取り戻すためのプロンプト

「」で囲んだテキストをコピーし、ChatGPTに貼り付けて編集しよう。同じチャットウィンドウを開いたままにしておくと、文脈が引き継がれる。

■1. ChatGPTを自分専用の編集者に

誰もが、自分の仕事に対するフィードバックを必要としている。しかし、フィードバックを求め、返事を待ち、相反する意見を選別していると、貴重な時間が無駄になる。その代わりに、即座に的を絞ったフィードバックを得よう。

ChatGPTに対して、自分が達成したいこと、そして、どのような批判が最も有用かを正確に伝えよう。フィードバックがまさに必要な内容になるよう、条件や指示を調整し設定しよう。

・あなたの目的に沿った、具体的かつ実行可能な改善策を提案させる

「この進行中の仕事について、具体的なフィードバックが必要だ。私の文書は次の通り：［文書を貼り付ける］。私の目標は［目標を説明する］だ。以下の点を念頭に置いて、評価してほしい。（1）私の目標は達成されているか？ （2）［フィードバックを希望する具体的な点を2～3個挙げる］。改善のための実行可能な提案を、具体例とともに教えてほしい。各提案の理由も説明してほしい」

2. パフォーマンスの高いSNSコンテンツを再現する

■2. パフォーマンスの高いSNSコンテンツを再現する

ソーシャルメディアの成功には、特定のパターンがある。爆発的に拡散する投稿は、読者たちに、予測可能なエンゲージメント行動を引き起こす。この仕組みを理解するために何年も費やすのは無意味だ。代わりに、成功事例をリバースエンジニアリングするといい。

最も成功したソーシャルメディアの投稿をChatGPTに分析させよう。注目を集めたポイントを見つけ、読者を引き込んだ構造を研究し、読者が共有したいと思った価値を特定しよう。その公式がテンプレートになる。効果的な方法を見つけたら、それをさらに強化しよう。

・人気だったSNS投稿の構造・要素を分析させ、成功要素をテンプレート化して新しい投稿に応用する

「パフォーマンスの高いこのソーシャルメディア投稿を分析し、成功要因を特定してほしい：［最も成功した投稿を貼り付ける］。まず、構造、フック、配信方法、効果をもたらしたそのほかの要素を分析してほしい。次に、この構造をそのまま使い、以下のトピックに関する3つの新しい投稿を作成してほしい：［あなたのオーディエンスに適した3つのトピックをリストアップする］。これらの新しい投稿では、必ず成功パターンに従いながら、新しいトピックを取り上げるようにしてほしい」

■3. 初対面の人と会う前に、共通点を見つける

人間関係構築の方法も、アップグレードが必要であり、時間を節約できる方法がある。ChatGPTは、あらゆるやり取りを通じてあなたについて学び、あなたの関心、経験、コミュニケーションのスタイルを記憶する。このデータを活用しよう。

初対面の人と会う前に、相手のLinkedIn（リンクトイン）のプロフィールをChatGPTに入力し、あなたとの共通点を見つけてもらおう。完璧な会話のきっかけが手に入り、数カ月ではなく数分で信頼関係を築くことができる。

・あなたとChatGPTの過去の会話、相手のLinkedInの情報を使って、信頼関係を築くための会話のきっかけ（共通点）を抽出させる

「（a）これまでの自分との会話、（b）この人物のリンクトインのプロフィールに基づき、私たちの共通点を特定してほしい：［リンクトインのプロフィルを貼り付ける］。共通の関心、経験、または視点に基づき、具体的な会話のきっかけを5つ提案してほしい。まずは、仕事上の共通点に焦点を当て、その後、明白な場合は、個人的な共通点にも目を向けてほしい。各提案について、そのトピックが有意義なつながりを生み出す理由を説明してほしい」

4. 部下に仕事を委任するためのシステムを作る

■4. 部下に仕事を委任するためのシステムを作る

創業者やビジネスリーダーは、「自分でやったほうが早い」という理由で仕事にしがみ付きがちだ。この考え方は、ほかの人に任せるべき仕事を自分で抱え込む原因になる。委任を容易にするシステムを構築して、そのような状況から脱却しよう。

繰り返し行うタスクを分解し、誰でも実行できる簡単な手順にまとめよう。あなたの介入が不要になるテンプレートを作成しよう。いったんプロセスを文書化すれば、その仕事から永遠に解放される。あなたというボトルネックを取り除くことで、ビジネスはスケールアップする。

・自分の業務を誰でも再現可能にするために、詳細な手順書（SOP）を自動生成させる

「以下のタスクを、より効果的に委任する必要がある：［タスクの説明］。まずは、このタスクについて、深く考えなくても答えられるような質問を私に投げ掛けてほしい。次に、私のビジネスについて基本的な知識を持つ人が、私の指導なしにこのタスクを完了できるよう、詳細な標準作業手順書（SOP）を作成してほしい。具体的な手順、遭遇する可能性のある一般的な問題とその解決策、品質管理のチェックポイントを含めること。チームメンバーが繰り返し参照できる形式で文書化してほしい」

■5. 意思決定用のテンプレートを構築する

ささいな選択がたくさんあることによって、あなたの精神的なエネルギーは消耗する。あなたは、成功にほとんど影響を与えない決定を、毎日何百も下している。何を食べるか。何を着るか。電話の予定をいつ入れるか。

これらの選択を自動化し、脳のエネルギーを、本物の問題のためにとっておこう。公私で繰り返される意思決定についてフレームワークを作り、よくあるシナリオに対する明確な基準を設定し、熟考の時間を排除しよう。絶えず選択肢を比較検討するのでなく、原則に基づいて行動することで、よりスムーズかつ迅速に物事を進められる。

・個人や業務で繰り返す機会の多い判断を定式化し、再現性のある意思決定テンプレートを作成させ、判断スピードを向上する

「［顧客選定、コンテンツのテーマ、開発する製品機能といった反復的な意思決定に関する］意思決定マトリクスの構築を手伝ってほしい。まず、この種の意思決定に関連する私の優先事項、価値観、目標について質問した上で、私の回答をもとに、7つの主要な基準から成る評価システムを開発してほしい。各基準は、重要度に応じて重み付けを行う。そして、繰り返し使用できるテンプレートを作成してほしい。一貫性のある方法で選択肢を評価し、結果を解釈する手順を記載すること。（完成した）意思決定マトリクスの簡潔な使用例も盛り込んでほしい」

■時間を取り戻そう：生産性を最大限に高めるための強力なプロンプト

あなたの将来の成功は、毎週何時間も無駄になっている時間を取り戻すことにかかっている。ChatGPTを使用し、即座に的を絞ったフィードバックを得よう。最高のパフォーマンスを発揮したコンテンツを再現し、一貫した成果を上げよう。共通点を見つけて人間関係を素早く強化し、タスクを適切に委任するためのシステムを構築し、意思決定マトリクスをつくって頭の中の混乱を解消しよう。

時間は、あなたにとって唯一の再生不可能なリソースだ。資産として、大切に使おう。