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Office 97不良辦公室物語 - 1

不良辦公室物語 - 1


作者:蘇言霖


時間:1997年4月23日

獨家.超限制級.初學者不宜!


期盼已久的『32氣門引擎』全新Office 97中文專業版,終於在4月底「正式」在台上市!就像從前那樣,一模一樣的軟體,為因應不同的需求而有不同的包裝方式。


最便宜的一款是「中文競昇/昇級版」,特惠價只要NT$7,900,內含Word、Excel和PowerPoint三套軟體。「中文專業版」是最尊貴的一款(即標準版),特惠價NT$17,900,內含Word、Excel、PowerPoint、Access和Outlook等5套軟體。


最物超所值的超低價款式,則是附加一隻新IntelliMouse智慧型滑鼠的「中文專業競昇/昇級版」,只需NT$10,900。其中智慧滑鼠的市售價為NT$2,300。詳情參考178期首頁廣告。


有趣的是,同時期的Office 97中文搶鮮版,卻從剛推出時的不二價NT$590一路下滑到NT$99,差點免費大相送!雖然Office 97搶鮮版只能用到5/31/97為止,當你看到這期雜誌的時候,搶鮮版早就過了「有效期限」很久了,不過呢… 只賣 $99的搶鮮版不見得比 $17,900的專業版難用,有時候過期的泡麵卻比全新商品更新鮮好吃耶!


辦公室97傳奇


我在第3波176期提出「Office 97新好滿意」之後,仍繼續對正式版和搶鮮版做各種「辦公室終極測試」,並實際走訪電腦賣場,了解經銷商對Office 97的處理方式,希望能趕在你下決定買一套辦公室軟體之前,告訴你Office 97是不是真的能滿足你的需求?特別是「這套軟體是不是真的能用?」因為現在,除非是無法讀取光碟片上資料或包裝瑕疵,否則你是無法要求「退貨」並取回所有款項的!


嘿,誰要買一套沒有台灣微軟「滿意保證」的「不良辦公室97」又「不能退錢」的軟體?當然,你喜歡花錢買正式的測試版,我也不反對!


一個多月來,我在辦公室試用「正式版」- Office 97中文專業版,遇到了許多令人煩惱的問題點,為了查證Office 97確實有這些問題,我特地在兩部電腦安裝了兩套Office 97中文專業版,一部電腦只裝標準的Windows 95 OSR2和Office 97以及標準的中英文字型,另一部電腦則安裝了Windows 95 OSR2(即950B)Office 97和Office 95,以及多達46套中文字型和283套英文字型。


我的電腦配備相當簡單:


GA-586AT主機板、Pentium-100和64MB的記憶體、MGA Mystique顯示卡、AHA 1502 PCI SCSI卡、兩部ATAPI光碟機和兩部E-IDE硬碟,分別是1.2GB FireBall和Fujitsu 2.5GB M1638TAU。


你只要能滿足微軟在Office 97包裝盒上所寫的基本配備即可:486以上的個人電腦或多媒體電腦(不知道含不含486SX)、Windows 95或Windows NT 3.51 SP5以上、至少搭載12MB記憶體,要跑Access則需16MB,要在NT上使用,至少要裝18MB。


要特別提醒你,這篇文章並不適合「完全初學者」!主要理由是初學者通常不會遇到這篇文章所說的各種問題,不管怎麼用都很正常很好用啊!相反地,你應該會覺得Office 97比你剛接觸的Office 95或Office 4.3更簡單好用吧!


Office 97的一切一切就像台灣微軟在研討會現場展示的那樣強悍,無論你試用任何一項新功能,都不會發生什麼問題,反正研討會現場和你平時製作的文件,都只不過是1、2頁的普通文件而已,那裡會有什麼問題嘛!


雖然「不良辦公室物語」獨家披露目前已確認的Office 97問題點,事實上我就像發現《失落的世界》那樣地興奮,我不希望只是評鑑Office 97,我們希望能更有建議性地,找到問題的解決方案,並期望你能在Office 97從此過著幸福快樂的日子。雖然這些問題並不是我個人造成的。


特別要說清楚的是:「不良辦公室」並不等於「Office 97 Bug」!任何「設計不良」或「功能不良」的地方,特別是針對一般初學者而言,我認為就有必要提出來討論。


不過你可不要以為,台灣微軟會因為這篇文章,而開始想辦法修正軟體!不信的話,你可以找出去年的「Office 95後現代物語」專欄,就會知道微軟從來沒有因為各家雜誌媒體,各位作者們披露問題點而主動做補強的動作,以前沒有以後也不會有!


想要等問題解決?期待下一個Office 98或99吧!要不然現在就撥台灣微軟「技術諮詢專線:(02)508-9501」,把問題反應給他們,通常“微軟服務生”會樣板地告訴你,很正常啊!你只要怎樣怎樣做就可以解決了!(哦,真的嗎?)


合法使用者註冊後從打第一通電話進去開始計時,無論這通電話有沒有解決問題都算,你有90天免費服務時間,過期將視問題收取一定的服務費。好好利用你的服務權益吧,我想也許在「強大的民意壓力」下,微軟會開始重視使用者的聲音。


不良物語1.Word 95夜未央


如何使舊版的Office文件與新版的Office 97和平共存,那將會是你昇級後首先遇到的第一道難題。以Word 97來說,只需做一個很簡單的「存檔」動作,舊的Word就再也無法直接開啟這份文件。


由於Word 97更換了 .DOC文件的內部格式,重要的改良是新文件支援3D立體繪圖、文字藝術師等新功能以及自動壓縮圖片機制以縮減文件大小,因此在Word 97用「開啟舊檔」打開用Word 95/6.0或更早製作的文件,這個動作通常不會發生什麼問題,然後按一下『磁片鈕』儲存檔案,並結束Word 97,Word 95/6.0就打不開這份文件啦!


你必須在Word 95加裝「觸媒轉化器」或是在Word 97將文件儲存為舊版的Word格式或RTF格式。在Word 97按「資料夾」鈕打開開啟舊檔畫面,然後連按兩下小幫手,就會看到圖1的畫面,聰明的小海豚會認為你在開啟文件時遭遇困難。


圖 1
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圖 2
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點取第二項「轉換檔案格式的疑難排除」就會看到圖2的畫面,看來微軟也知道轉換文件確實會發生問題!建議你閱讀《當我將Word 97文件儲存於Word 95或Word 6.x時發生什麼情況》以及《當我從Word 95或Word 6.x開啟Word 97文件時發生什麼情況》這兩個主題。


已知的問題有:找不到所需的轉換程式、圖片消失、字型不正確、分行符號和分頁符號錯誤、無法開啟Word 97文件等。


在開啟舊版文件時,Word 97會自動將文件轉換到97格式而不需要回答任何問題。不過當你想要和辦公室同事或客戶共用同一份文件,你就必須將文件儲存為他們所用的版本。要是連客戶也不曉得自己的Word是那個版本,事情就會變得更為棘手!不要懷疑,這種事經常發生在一般新上班族身上。


最簡單的解決方案是,將這份共用文件以「檔案/另存新檔」方式,儲存為不同的檔案類型格式,比如Word 6.0/95,並使用不同的長檔名來表示不同的Word版本,就像圖3那樣。但是請不要按錯「儲存版本」鈕,這個功能並不是將不同的Word版本儲存在同一份文件內,而是儲存同一份文件不同的修訂版本。


另一個辦法是帶著你的Office 97光碟片,到同事或客戶那裡,幫Word 95加裝位於ValuPack\Wrd97Cnv97資料夾的97轉換程式,請看圖4。你只要點兩下這個圖示即可加裝好轉換程式(也可以到微軟網址下載最新的轉換程式),不過這個程式只能用在Word 95,Word 6.0、5.0和更早的1.2版就只能到旁邊涼快。


圖3
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圖4
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好問題來了!在97另存新檔為舊版好呢?還是為Word 95加裝轉換程式好呢?圖5是我們在Word 95開啟已儲存為舊版格式的 .DOC文件,預設的格式是RTF。等等.. 文件的檔案格式怎麼會是RTF呢?別說你會懷疑,連我們也不曉得?台灣微軟講師在研討會上的解釋是「正式版」會是正確的 .DOC格式「Word(亞洲版) 6.0/95」,而會場所用的還是搶鮮版…


雖然裝轉換程式能一勞永逸,但是在Word 95直接開啟Word 97的文件則會看到圖6的畫面。就曾有學員問「從何處轉換檔案」是什麼意思?我解說半天他還是似懂非懂。反正要打開任何不是用同一代Word製作的文件,統統要進行檔案格式轉換就是了。


圖5
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圖6
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圖7是從圖5開啟的畫面,除了「頁碼」物件錯誤(滑鼠所指的位置)大致上還算良好。圖8則是從圖6直接開啟Word 97文件的結果,哇那A按呢?怎麼回事?瞭解了吧,轉換程式寫得比另存新檔還差!


圖7
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圖8
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事實上圖7不過是冰山一角,圖9是文件的另一個部份,很正常吧?才怪!圖10才是正確的畫面,所有圖說物件都無法正確轉換,除此之外我們還遇到圖片大小錯誤、表格轉換錯誤等問題。


真的很不可思議,用Word 95製作的文件,到Word 97直接另存新檔回95格式就會出現轉換錯誤(我並未使用Word 97任何新功能)。照這情況下去,多做幾次轉換文件不就錯得亂七八糟?沒錯!而且會導致Word 97在開啟文件時不小心就當掉啦!請記得按Ctrl+Alt+Delete把尚未完全結束的Winword給「結束工作」。


在Office 97搶鮮版時代,我曾經用「剪貼簿」來解決轉換文件的問題,你可以試試看用Word 97搶鮮版,開啟所需的文件並選定所需的內容,或是按Ctrl+A全選整份文件,再按一下『複製鈕』,接著啟動Word 95然後按『貼上鈕』,透過剪貼簿轉換文件的效果,比另存新檔為舊版本或轉換程式還要好耶!


可惜的是,在Word 97正式版剪貼整份文件到Word 95,可能會看到圖11的畫面,也可能會引起Word 95當機,而且你也不會得到正確的內容!


圖9
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圖10
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圖11
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圖12
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台灣微軟在6月份首頁,網址是www.microsoft.com/taiwan,發佈了「協助用戶昇級至Office 97三十二位元應用」,一個連標題都「不良」的消息。內容大意是台灣微軟公司宣佈將在七月間推出Microsoft Office Service Release英文版,而中文版可望在其後即可推出。這確實是值得振奮的好消息,但是之後又說…


「提供解決方案幫助客戶昇級至Office 97,是我們目前最重要的任務。」難到微軟當初只想把Office 97賣給完全不懂電腦的初學者,因此現在想到要幫助即有用戶昇級Office軟體?


這就有點古怪了,「Office 97中文競昇/昇級版」這套軟體不就是給目前的Office使用者選購昇級的嗎?難到說,這套軟體裡頭不含「解決方案」,所以微軟現在要「提供解決方案幫助客戶昇級」?


微軟目前的解決方案如下:


1. 建立專屬昇級網站、技術支援中心與常見問題網站。瞧,果然要設立專屬網站來解決軟體設計上的問題!


2. Office 97註冊用戶,可享有三個月內無限次數的免費服務。嗯,儘量打電話多多指教吧!


3. Office 97的深入進階訓練。應用軟體真的愈來愈難了吧!


4. 免費Office 97 Resource Kit。英文文件幫助不大。


5. 提供與舊版檔案相容的工具,讓Office 95使用者可直接編輯Word 97檔案(但沒有保證轉換前後內容一致)。


6. 在即將推出的Office 97 Service Release中文版,將提供「Word 97快速檢視器」以及Word 97 Binary轉換程式,將Word 97檔案儲存成Word 95和Word 6.0原始檔案格式(目前只採用RTF格式)。


照這樣看來,SR主要是解決Word文件向下相容的問題,其他問題看來還要再等SR2、SR3…


不良物語2.超級龜速獎


對專業排版軟體而言,「樣式」是一項非常重要的設計,無論是莎士比亞、PageMaker 6.0C、WordPro、WordPerfect還是Word,想要快速設計一個出色的版面,只要有「樣式」就辦得到,但是如果不用「樣式」,要製作一個像樣的版面,就沒那麼簡單了。


微軟也很清楚「樣式」對專業設計師的重要性,因此Word 97新增了「自動更新樣式」機制,並對格式工具列上的「樣式」清單,提供了即時預覽能力,現在你不僅能用樣式名稱來描述某個段落,還可以瀏覽樣式的外觀,就像圖13那樣。


圖13
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清單左邊是樣式名稱,右邊則是樣式小圖示,標示樣式的對齊方式、段落或字元格式,以及字型的點數。這個立意優良的設計卻成了一個很棒的「計時測速器」!


請準備好一只馬錶或計時器,然後用「檔案/開新檔案」打開「出版」類別的「中文簡訊精靈」,請在「樣式&色彩」選擇「專業式」設計並直接點選「完成」鈕即可產生一份簡訊文件。比較古典式和典雅式簡訊文件,你就會發現專業式第一頁就「不良」,右邊的文字方塊欄框不見了!而英文的「簡訊精靈」則沒有這個問題。


將馬錶時間歸零,用滑鼠按下樣式清單「向下鈕」的同時,左手也同時按下馬錶的Start鍵。在我的Pentium-100電腦上,出現圖13的清單畫面需要9秒鐘的時間,我想你的電腦應該會比我快才是。


那還不算什麼,從開新檔案打開我平時用來寫書的範本(這個範本是用Word 95設計的),範本內容並沒有什麼太大的問題,但是點一下樣式的向下鈕到出現圖14的樣式清單畫面,卻足足等了45秒鐘!建議你也坐在電腦前等個45秒,體驗一下完全無法多工的電腦系統是多麼不良啊!


第一次點選樣式我還以為電腦當掉了,因為在Word 95或任何更早的版本,點選樣式清單幾乎不需要等待,就算他要0.5秒好了,從0.5秒變成45秒,這未免太慢太不良了吧!


樣式還只是得到龜速獎第二名而已!想知道誰是第一和和第三名嗎?


圖14
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會不會覺得剛才的「中文簡訊精靈」在最後點選完成的時候,稍微等了一會兒?沒錯!榮獲龜速獎第三名的就是「開新檔案的精靈」,底下這個表可以讓你知道誰最慢。時間是從按下精靈的「完成」鈕開始算起,而不是選取「檔案/開新檔案」算起:

中文傳真精靈

11

中文簡訊精靈

8

中文傳真精靈

11

造冊精靈

5

稿紙精靈

107

Web畫面精靈

8

備忘錄精靈

5

中文履歷表精靈

7

公文精靈

18

在「信件傳真」類別,只有中文傳真精靈,其他的英文信件精靈、英文信封精靈、英文傳真精靈、英文標籤精靈,都是中文化的英文精靈,中文的對話窗和文件提示,英文的文件內容。保留英文精靈是相當不錯的做法,但是為什麼只提供了一位中文精靈呢?


如果說各精靈的執行速度在5~20秒之間還算正常,為什麼稿紙精靈會跑出67秒?還真是不良精靈啊!哦對了,說到表格順便一提,到了Word 97表格自動設定,仍然沒有只要加上表格「格線」的格式,你了解我的意思嗎?我不要圖15「格線1」左上角的「斜線」!


圖15
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贏得龜速獎第一名的就是「插入/符號」!請準備好你的計時器,點選Word 97「插入」功能表的「符號」指令同時開始計時起跑,在我的電腦上竟然跑出了1分33秒成積,也就是足足等了93秒才出現如圖16的畫面!


由於插入符號設計「不良」,因此第一次選取「格式」功能表的「項目符號及編號」,按下「自訂」和「項目符號」鈕也會出現同樣的問題。剛開始我一直找不到問題點,直到另一部只裝標準Office 97的電腦跑出3秒成積,我才想到可能是「字型」引起的問題,安裝的字型愈多等得愈久!


由於我的硬碟空間並不夠用,縮衣節食只裝了46套中文字型和283套英文字型,總計329套,對專業電腦排版來說,329套不過是「剛好」而已。還記得嗎,Windows 95可以裝多達1000套以上的字型。


圖16
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這實在是慢得太離譜了,我只好撥通電話給微軟服務生,經查詢後他們認為我裝了太多字型,在Windows系統底下不能安裝那麼多的字型!咦?這可就奇怪了?Word設計不良竟「連累」Windows系統?在PowerPoint 97選取「格式/項目符號」就沒有這種問題,這會微軟又要如何自圓其說?我想,現在也只有期待SR1來解決這個問題了。


不良物語3.亂馬1/2


對極有耐性的「地象星座」群來說,金牛座、處女座、摩羯座的使用者們大概不會覺得Word 97慢到那裡去,不過是稍微等一下而已,而且只要少裝點字型、少用樣式清單或是想辦法讓電腦跑快點,不就能解決慢吞吞的問題啦!如果你不需要和舊版的Word溝通,那麼前面兩個「不良物語」也就不會困擾你。


不過,要是項目符號不知道什麼時候會變成「亂碼」,也不曉得何時會恢復正常,就像卡通「亂馬1/2」會變成貓熊的天才老爹一樣,你會不會覺得很煩?就像圖17那樣。


圖17
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留意到了沒?文件的亂碼情況竟然與樣式的亂碼樣子不同!目前插入點游標正停在《點選功能表的「檢視」》後面,這個段落作者是選用「步驟1」這個樣式,結果在點選樣式清單的時候,卻意外發現所有的步驟樣式全亂了!


怎麼辦呢?你可以不用存檔立即關掉Word 97,等個幾小時或幾天再開啟同一份文件試試。如果還是不行,把整套Office 97軟體全部移除再以「全選」方式重新安裝試試。要是再不行就把Windows系統和Office 97重新安裝一次看看能否解決。最後還是不行,就把文件拿到其他裝有Word 97的電腦試試,也許就會看到如圖18的正常結果!


文件上的項目符號確實是恢復正常了,但是別高興的太早,點選樣式清單就會發現,步驟1樣式會變成奇怪的 □ 方框或變成圖17那樣。


圖18
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Word 97究竟是出了什麼問題?我也不知道,通常微軟服務生會請你把不良的文件寄給他們研究研究。截至目前為止,好像從來沒有研究出什麼結果,我把檔案寄過去就沒有下文了!


看來你得自力救濟「自動」自己動手來解決這個問題。首先點一下文件上出問題的段落,然後選取「格式/樣式」指令,把不良樣式全數刪除再按「新增」鈕重新建立樣式。這樣暫時能避免項目符號發生亂碼的問題,但是不保證問題以後絕對不會再發生。

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To be continue...


下次我們將會深入探討其他「超級不良物語」,像是輕輕鬆鬆回復原來的樣子、打結的圖片、未連接的藝術師、不良過濾器、失落的巨集、卓越的塗白、投影片範本、智慧滑鼠等,精采可期千萬別錯過!


最後我寫了一首歌,歌名是「辦公室傳奇」:


我真的不相信,我終於放棄了你
只為了一個沒有理由的決定
你說你要徹底改變,從新出發
可是我卻愈來愈難了解全新的你
是什麼道理,窗內的辦公室不再一如從前
錯也錯不完的你,做也做不完的事
可惜你從來不在乎
那是我錯誤的決定,曾經擁有你,哦… 嗚…

這是第3波不良辦公室節目,我是蘇言霖,以上是特地為Office 97編給微軟總裁「比爾.蓋茲」的一首歌,詞曲改編自優客李林的「認錯」希望您會喜歡,再見!

PROFILE

蘇言霖‧貓咪座

‧ 慧彥電腦特約作者、資策會電腦研習營、中國生產力中心講師
‧ 第3波、CADesigner雜誌專欄作者
‧ 第3波編輯顧問暨電腦技能Excel命題委員
‧ 著有:Word 97文書料理入門、Windows 95昇級百科、MS-DOS 6.22新時代利器、電腦入門輕鬆學、遨遊個人電腦天地等書
‧ 電子信箱:brentsu@ms9.hinet.net(已停用)

蘇言霖 09/21/2013 0 712
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