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Office 97不良辦公室物語 2-7

不良辦公室物語 2-7


作者:蘇言霖


時間:1997年4月23日


獨家.超限制級.初學者不宜!


這裡是第3波Office 97不良辦公室特別節目,您好!我是蘇言霖,非常歡迎你按時收看本節目。


不良物語3.超…連結


Word 97支援網際網路專用的HTML文件格式,可以在文件上透過網址直接連上Internet首頁,也同時解決了網址所造成的拼字錯誤的問題。


比方說在文件中輸入台灣微軟網址:www.microsoft.com,Word會自動將這些字變成超連結格式,並以加底線的藍色字樣表示,就像圖1那樣。可是同一份文件用Word 95直接開啟或是另存新檔為Word 6.0/95格式,卻會看到圖2的樣子,從英文自動轉譯成中文,嗯Word 97果然十分強悍!


什麼是「錯誤!尚未定義書籤。」?請用滑鼠在這句話上按右鍵,打開快速功能表並選取「切換功能變數代碼」就會看到圖3的畫面。原來圖1的自動超連結是用hyperlink功能變數做到的。


那麼,是不是只要定義某個「書籤」就能解決這個問題呢?請看圖4,那是從「解答精靈」找到的答案。您參照的書籤並不存在,或拼錯功能變數的名稱。事實上就算從「編輯/書籤」自訂書籤名稱(不能使用句點或空格),還是錯的!


由於Word 95並沒有hyperlink指令,事實上Word 95缺少的指令還多著呢,於是你經常會看到這類問題!可見得Word 97轉換程式「忘記」處理功能變數,將變數值還原回文字或是刪掉不支援的變數。


解決方式很簡單,用滑鼠或鍵盤選定功能變數裡的網址,然後按Ctrl + C鍵加以複製,再到變數後面按Ctrl+V貼上,最後選取整個功能變數並按Delete鍵刪掉就行了。


圖1
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圖2
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圖3
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圖4
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不良物語4.輕輕鬆鬆回復原來的樣子


傳說某種洗髮精可以代替強力定型液,節省上美容院的時間與花費,那算不了什麼!Word 97的圖片也有這種本事,使用後無論你調大或調小,都能隨風自動地輕輕鬆鬆回復原來的樣子!


圖5和圖6是我用Paint Shop Pro連續抓下來的兩個畫面,在這兩個畫面之間,我完全沒有對Word動了任何『手腳』,我只是打開一份超級鉅著「新Word書.DOC」如此而已。


這份Word文件總頁數高達711頁,喂!我說的是一個Word檔案耶,你有沒有在Word 97製作多達700頁以上文件的經驗呢?別說你沒有,我也沒有!能在Word 97如此不良的環境下撰寫多達711頁文件,我只有把Word超級大師的頭銜讓給他!


圖5是剛打開該頁文件的畫面,看起來還滿正常的,沒想到1秒後就自動放大回復原來的100% 圖片比例。我知道你一定會說,再選取「格式/圖片」把大小比例調在60% 或適當大小再儲存檔案不就行了?


圖5
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圖6
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圖7
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對不起,再重新啟動電腦並打開這份文件,幾乎所有的圖片還是會回復原來比例耶,有段時期圖片甚至會間隔一二張回復原比例,厲害吧!至於鎖定長寬比、相對於原圖形尺寸、重設,我都用過了,根本沒效!


解決的方法是,在插入圖片時不要只選用「連結到檔案」選項,還要加選「和文件一起儲存」。已插入好的圖片,則選取「編輯/連結」指令並全選所有圖片再勾選「將圖片儲存於文件中」並按「確定」。


普通使用者應該不會遇到這些問題,因為「插入/圖片」的預設選項就是「和文件一起儲存」而且不「連結到檔案」。不過對我們來說,如果你把圖片直接放在Word文件裡有以下幾個缺點:


1. 圖片不能直接送到PhotoImpact、Photoshop等影像處理軟體加上特效或美化,你必須把事先處理好圖案再插入到文件中。使用連結的方式,可以使影像軟體直接開啟圖檔進行編修,之後只要再開啟Word文件即可看到最新的圖片內容。


2. 插入許多256色或全彩圖片會使Word文件檔案超大,最後就會發生許多不可思議的問題!所以圖檔最好不要放在 .DOC檔內。


以Word 95來說,你可以打開「說明/Microsoft Word說明主題」,再點選「內容/參考資訊/Word for Windows 95規格說明」就會看到圖8的畫面。Word 97並未提供類似的資訊,我想差異不大。


其中「最大的檔案規格」是指一個 .DOC檔最大能達到32MB。在Word 95文件要是超過了這個大小,甚至會把Word當掉,文件也跟著完蛋。在Word 97我不敢做相同嘗試,怕更失望!那天我有勇氣嘗試了,再告訴你答案。


也許你會說,有誰會把一個 .DOC檔做到那麼大呢?要不然也可以分割後再用「主控文件模式」組合啊!對不起,如果我們把圖片儲存在文件中,隨隨便便就會超過32MB這個數字,而且只是一個章節!再說主控文件模式在Word 95根本就不能用(你絕對想不到吧),而Word 97則是「不良於行」慢得要死(也許是每個檔案都很大的關係)。


要是剛剛那個711頁的文件把所有圖片都儲存在文件中,一個 .DOC檔案就會超過72MB!想想儲存72MB的檔案需要多少時間而又絕對不會出問題吧!因為該文件至少連結了1286張圖片,所以多達711頁文件的大小卻只有2.54MB而已。

圖8
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不良物語5.連結的圖片


在前一個不良物語隱含了圖片的另一個問題,由於插入圖片的「連結到檔案」是如此好用而重要,因此所有的排版軟體都能使用「連結到檔案」的方式,如PageMaker 6.0C、莎士比亞,理由在前面說過了。


只不過要到輸出中心出網片的時候,要記得連文件和圖檔一起帶走。通常我們會把所有圖片放在次資料夾(子目錄),這樣只要把整個資料夾拷貝到MO或燒錄到CD-R即可。


OK,現在問題來了,我們要以「連結」方式插入1286張圖片到Word文件,以前除了選取「插入/圖片」外,還要點選「ˇ 連結到檔案」以並關掉「□ 和文件一起儲存」才能插入一張圖片,滑鼠左鍵至少要點選6次以上!不幸的是每次都必須點選這兩個選項。


現在可好了,在圖9的插入圖片中,Word 97又新增了一個十分體貼的「□ 浮貼於文字之上」,這個功能可以讓你不用再插入圖文框,就能使插入的圖片能夠在文件上隨意移動。我承認這的確是立意優良的設計,但預設值開啟的。


由於Word大多數對話窗幾乎都能記住,你剛剛所使用的選項或標籤位置,唯有「插入圖片」對話窗十分健忘,每次進來還要再點選這些選項,想想每張圖片要按滑鼠左鍵7次,你認為連續做1286張會不會做到瘋掉?


更糟的是,當我撥通電話給微軟服務生,詢問關於InsertPicture對話窗選項在Word 97被改成那個指令了,我乾脆自己寫VB程式來解決這個問題。不僅問了2次都得不到所需的答案(而且是不同的服務生接的電話),他們還說這類的問題,必須花錢另購服務合約,我@#$%^…


第一、 我是花錢購買原版軟體的合法使用者,目前還在90天免費諮詢期間內(微軟一向不提供免費保固)。


第二、 對話窗重新設計或增加新的選項都沒有關係,只要使用者第一次點選後,以後再進入同一個對話窗,Word會記住點選方式就行了,例如格式/字型對話窗。為什麼插入圖片就不能記住?事實上Word 95由於繪圖格式記憶力超強,Word 97就改成各繪圖物件自行設定,除非你「設定為快取圖案預設值」。


第三、 Word 97設計不良還要使用者付費尋求解答或自行設計程式,微軟服務生推說英文版也是如此,他們只能提「建議案」下次修正。你相信嗎?這個問題早在Word 95我就請他們提建議案改進,結果改進了沒?


由於Word 97幾乎無法執行Word 95巨集程式,「錄製巨集」的程式或新增功能表都不能用,所以我只好在Word 97重新設計程式,嗚嗚嗚…


圖9
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不良物語6.禁止進入的圖片


Word圖片實在多災多難,不過故事還沒有結束呢!剛從Word 95昇級你馬上就會發現Word 97那些不良的圖片過濾器,圖檔讀取和轉換速度更慢。經過繁複的點選、漫長的等待、自動回復比例,禍不單行的我又遇到了另一個問題,請看圖10。


很正常嘛!哦NO,NO!當我們把文件往上捲動一點或是將視窗放到最大,你就會看到一個很大的「公車專用道」標誌。這份文件還有另一張滿正常的點陣圖(圖片內容和圖10不同),為什麼只有這張圖會禁止進入呢?


在圖片上連按兩下確實無法進入Word圖片編輯窗(另一張則可以),有趣的是,當我想辦法讓Word不要顯示公車專用道標誌時,在圖10那張圖片上按右鍵並選「複製」,然後打開小畫家並選「編輯/貼上」,結果竟然是一個紅色的大X!


老實說,我們都不知道圖片為什麼會變成一個大X,雖然我遇到過幾次,但是想要進一步追查,Word又自動回復原來的樣子。只有這份文件一直是如此。我的Word功力目前還無法修復這份文件,看來只有請您來幫這個忙啦。


圖10
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圖11
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哎呀差點忘了,Office 97這次統一提供了全新的Office Art功能,簡單的說就是各軟體都有統一的「繪圖工具列」介面,然而唯獨Word 97並未提供「連接線」功能。我們早就知道這個缺失,只是台灣微軟當初表示英文版就是如此,上個月微軟在網站悄悄放了一個解決方案,免費的Microsoft Draw 97供大家下載,網址是www.microsoft.com/ officefreestuff。

台灣微軟並未加以中文化或是通知使用者下載。因為我把IE3的首頁設在微軟,因此一進入Internet就會先到微軟,看看他們有沒有什麼最新消息。


我可不認為Draw是什麼了不起的方案,那只不過是走Word 5.0老路子罷了,正確的做法應該是修正Word 97繪圖機制才是。
如果你的圖片不是出現紅色的大X而是像圖12那樣,那表示Word找不到該圖片所連結的圖檔,就只好以方形、三角形和圓形表示原始圖片不見了。也許是圖檔被刪掉了、變更資料夾名稱或是將Word文件移往其他位置。


你可以點一下這張圖片,然後選取「圖片/連結」指令,應該會看到這張圖片的檔案名稱。然後到開始功能表,用「尋找/檔案或資料夾」找找看磁碟機裡有沒有這個檔案。


圖12
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不良物語7.失落的功能表


我在Word 95設計了一個「繪圖」功能表,如圖13。結果在Word 97打開這個範本,點選功能表列上的「繪圖」字樣就給我直接出現圖14的畫面,這個程式執行的作業無效,即將關閉。我只能眼睜睜的按下「關閉」鈕看著Word 97當掉,而且屢試不爽!


光是關閉那還不夠,你必須再按Alt+Ctrl+Delete鍵,打開「關閉程式」視窗,點取Winword,把這個執行緒給強行「結束工作」掉。截至目前為止,我還沒有遇到Word 97當掉之後,不用再強制結束工作。因為如果你不這樣做的話,Word 97會告訴你XXX檔案正被使用中,您要製作一份複本?當然不要!


這個問題從一開始到現在2個多月過去了,微軟服務生還沒有給我任何回覆。剛開始問這個問題的時候,他們竟然說這個問題很簡單,你可以按下一般工具列的繪圖鈕或是點選「檢視/工具列」指令,看清楚,我寫的是繪圖功能表,可不是繪圖工具列。


Word 97真的不能使用Word 95自訂的繪圖功能表嗎?當然不是!我施了一點魔法,就可以在Word 97使用繪圖功能表了,請看圖15。你可以略過圖14,圖13和圖15就像是連續動作似的!


圖13
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圖14
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圖15
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圖16
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事實上我吃盡苦頭,移除整個Word 97然後調整電腦的時間,回到96年5月30日以前,然後用「Office 97搶鮮版」重新安裝Word 97,再打開同一個Word 95範本,再點選繪圖功能表,竟然就能正常使用了!好玩吧!


這下台灣微軟有什麼話可說?上一期我不是說過了嗎?有時候過期的泡麵會更好吃嗎!嘿嘿,只要 $99元(後來某雜誌乾脆免費大贈送)竟然比花費大把銀兩的正式版更好用!可惜使用期限過期了。


繪圖功能表的問題出在那裡呢?答案很簡單,Word 95的VBA巨集!說到這裡,我倒想請您利用第3波的「讀者意見交流卡」告訴我們,您有沒有用Word VBA開發程式、精靈或應用文件呢?有的話請加註Word VBA並打勾。


我相信會用Word VBA設計程式的使用者,只佔有極少數的比例!大多數的使用者,包括我在內,只是用Word打打文件而已。事實上Word VBA一點也沒有嘉惠使用者,在Word 95和97的範本中,只有少數幾個利用VBA製作的巨集,VBA倒是給喜歡設計「電腦病毒」的瘋狂玩家打開了一片新天地。你有沒有一種Word VBA未蒙其利先受其害的感覺呢!可憐的「白曉燕」小姐,又成為這次VBA病毒的受害者。


關於巨集程式的問題,下次我們會有更深一層的討論,別忘了按時收看並支持和鼓勵我們,謝謝你!


物語後記


據「露透分社」馬路消息指出,聽說每當微軟推出「重大改版」軟體,使用者興奮莫名搶鮮試用之後,往往發生適應不良水土不服等重大病症,再沒有新的解決方案推出之前,只好暫時移除改回先前的版本。就像Word 6.0剛推出時,有許多使用者試用後紛紛改回Word 5.0,現在相同的故事又重新上演著…


分社長又指出,微軟的軟體行銷策略是,先推出知名的「堪用品」搶鮮佔住市場,再推出所謂的SRx服務版來修正堪用品的問題,這樣一來不但能解決部份問題,而且能讓使用者感受更好的服務品質,一舉兩得耶!當堪用品的問題差不多解決了,就可以推出下一代「更強悍」的不良堪用品繼續佔住市場。


由於微軟服務周到,軟體功能強大到什麼都有,也幾乎是「免費」的,於是出現了另一個市場效應:電腦裡不是都有嗎?我為什麼還要買XX軟體或是XX設備?這種說法一定是想A消費者的荷包!想讓我花錢!


外行的消費者拒買任何軟體,不是電腦一買來就有了嗎?沒有?叫經銷商幫我「灌」不就結了!可憐的消費者不知道買來的東東,有許多是非法的不良堪用品,電腦出了問題,經銷商就有做不完的售後服務!內行的老饕們會跑去幫電腦買幾碗泡麵,回家慢慢「泡」。這個問題全省都有,以中南部和北部的某些地區特別嚴重。


這就是電腦市場的現況,事實確實如此,奇怪的是沒人敢講!你往往只會聽到好聽的宣傳口號「請使用合法的原版軟體」,不用正版軟體光是消費者的錯嗎?雖然消費者絕對是錯的,但是事情沒有這麼簡單!


不管你是電腦的完全初學者還是超級玩家,新版軟體大家都沒有用過,只是聽朋友、研討會或雜誌媒體說XX軟體多麼強悍好用,你一定要學會!結果花子大把銀子,卻買到不會用或是不堪使用的不良軟體,對完全初學者來說,XX功能用不出來,到底是自己真的不會用,還是該功能不能用?誰知道?


於是… 誰要花一大筆錢買一套沒用過或是不知道能不能用,又無法退貨的高貴產品?要使非法軟體永遠消失,只有從軟體公司自己做起。當然軟體公司絕對不這麼認為,他們會說:「你大可不買啊!」這是真的,我再度走訪XX廣場和XX商場,那便是某XXX的回答!

每篇文件最後都會附上我個人的PROFILE,細心的讀者會發現我正在編寫一本叫做「Word 97文書料理入門」的書,書裡面會告訴你Word 97有多棒多好用,但是這裡卻在寫Word 97有多麼不良!


我不是林大師,沒有偉大的道德情操,事實上我在決定寫這篇「不良辦公室物語」之前,天人交戰了很久,雜誌的稿費我是一定領得到的啦,可是要是因此大家都不用不學Word 97,那麼我的書怎麼辦?一定會嚴重影響銷售量,後來轉念一想,反正以往我寫的書都幾乎沒有人買(所以我才會說你絕對買不到我的書),以後也沒人買就算了。


但是站在保護讀者的立場,我可不能不告訴你Office 97有那些問題點,雖然我沒有這種義務要告訴你這些,但是請你換個角度想想,要是你不主動想知道這些事情,大家也不講,就會有很多人花了很多錢之後,才知道事情並非如此,而老闆往往不認為那是軟體的問題,說不定是員工你自己不會用。所以我拚著書沒人買,日子過不下去(因為我是以寫書上課維生的)還是要告訴你實情!

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PROFILE

蘇言霖‧貓咪座

‧ 慧彥電腦特約作者、資策會電腦研習營、中國生產力中心講師
‧ 第3波、CADesigner雜誌專欄作者
‧ 第3波編輯顧問暨電腦技能Excel命題委員
‧ 著有:Word 97文書料理入門、Windows 95昇級百科、MS-DOS 6.22新時代利器、電腦入門輕鬆學、遨遊個人電腦天地等書
‧ 電子信箱:brentsu@ms9.hinet.net (已停用)

蘇言霖 09/22/2013 0 812
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