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專業攝影師不公開的「接案必備簡報術」PowerPoint 2011 - 下篇

由於存取SkyDrive雲端磁碟裡面的檔案,必須登入到「Windows Live ID」帳號,也就是我的Windows Messenger帳號,想不到某人看到我登入MSN,就傳了一個訊息給我!嘿嘿~千萬不要以為那是我的朋友用英文與我交談(也有使用中文交談的例子),事實上那個傢伙根本就是駭客!入侵我朋友的MSN帳號以後,到處貼垃圾資訊! >:) 

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修改好的投影片當然也可以直接在瀏覽器裡面播放,請按一下「開始投影片放映」的按鈕即可。

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由於瀏覽器無法把虛擬的網頁投影片同時顯示在兩個視窗畫面,沒辦法像真實的PowerPoint的「簡報者檢視模式」或是「排練」模式那樣,可以讓主講者看到簡報+小抄畫面,讓與會者看到簡報內容。「PowerPoint Web App」只能把簡報的投影片畫面改成「網頁畫面」傳送給你或是任何人觀看而已。

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只要按一下瀏覽器上的「投影片網頁」,就會自動切換到下一張簡報畫面。

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再按一下「投影片網頁」切換到這張網頁畫面,看起來是不是與PowerPoint裡面看到的完全一樣呢?

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雖然我透過瀏覽器直接登入到SkyDrive雲端磁碟裡面,透過微軟提供的免費「PowerPoint Web App」任何人都不需要安裝Office軟體就能編輯Word、PowerPoint、Excel檔案,但是如果同時從PowerPoint 2011開啟位於SkyDrive雲端磁碟上的簡報檔案,可能會發現怎麼仍舊是舊版的內容,仍然是那張黑白寫真,並沒有更新!難道剛剛做的變更都白做了嗎?

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遇到這樣的問題,可以試試看先關閉瀏覽器的網頁畫面。建議點選PowerPoint網頁裡面的那個「檔案」與「關閉」指令來關閉簡報。然後從電腦上的PowerPoint 2011點選「檔案」功能表的「開啟最近檔案」選取位於SkyDrive上面的簡報檔。

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這樣就會看到「正在下載...」的對話窗:

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現在總算能看到直接在Safari瀏覽器編輯過的簡報內容!不但「相片角」的內容有正確更新,就連之前刪除的投影片也完全消失了!剩下的問題是,畢竟免費「PowerPoint Web App」受限於網頁能力,無法讓你隨意點選投影片上的每個物件,並且隨意調整位置,或是圖層的先後順序。也因此將4:3的照片更換為3:2比例的照片時,會發現上下的4個相片邊角,位於照片的外面,看起來相當的不自然! 

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這個問題在PowerPoint裡面當然是相當容易解決,只要一次點選照片上方的兩個邊角,把黑色邊角往下移動對齊照片的上緣,再把照片下方的兩個邊角同時選取以後,直接往上移動對齊照片的下緣即可。

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雖然在瀏覽器裡面不需要「存檔」但是在PowerPoint 2011裡面,還是得按一下Command+S鍵或是「磁片」鈕存檔。因為PowerPoint目前是直接使用位於SkyDrive裡面的檔案,而不是硬碟裡面的簡報檔案,因此這時候的「存檔」其實就是幫你做上傳檔案的動作。

接著打開Safari瀏覽器,回到我的SkyDrive檔案列表畫面,就會看到修改日期是「1分鐘前」這表示PowerPoint真的有把簡報檔案上傳到SkyDrive。

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然而,在PowerPoint 2011沒有關閉簡報檔案的情況下,位於SkyDrive雲端磁碟裡面的簡報檔,其實目前的狀態仍舊是「開啓使用中」,這時候點選「在瀏覽器中編輯」的按鈕,就會看到這樣的警告畫面:「PowerPoint Web App無法開啓此簡報進行編輯,因為它已經由另外一位使用者取出」!

事實上所謂的「另外一位使用者」其實就是我自己,而且是透過PowerPoint 2011開啓的。

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要解決這個問題,其實只要關閉PowerPoint 2011,就可以再按一下「在瀏覽器中編輯」按鈕,就能進入到投影片的編輯模式。你可以看到原本是分離的4個相框邊角,現在已經與照片四周緊密貼合了。

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以上是我登入到我個人專屬的SkyDrive雲端磁碟,在線上直接編輯我上傳的簡報檔案的過程。但如果把任何人都能使用的簡報檔案,傳給阿光,請他幫我看看這份簡報還有什麼需要修改的地方?阿光他當然是可以隨意取用放在「公用檔案夾」的任何公開檔案,也因此要播放這張投影片,並不會遇到任何問題。

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但如果阿光他點選「在瀏覽器中編輯」想要修改投影片內容的話,反而會看到「PowerPoint Web App無法開啓此簡報,因為你沒有權限,或是檔案已刪除或移動」的錯誤訊息!由於錯誤訊息有3種可能性,到底是哪一種呢?答案是「沒有權限」這種!

因為放在「公用檔案夾」的公開檔案,是任何人都能存取,並沒有限定只有我、阿光這兩個人才能使用,而是任何SkyDrive上的使用者,甚至是駭客都可以隨便使用!這時候如果任何人都能編輯這份簡報的話,我想你的簡報很可能會被不知名的某人惡搞,任意刪除簡報內容,甚至會被置入惡意廣告等。

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也因此,如果我希望阿光來幫我看一下這份簡報,有問題就隨手修改一下的話,我必須在我的SkyDrive裡面,開啟這份簡報檔案,然後按一下網頁裡面的「共用」按鈕,就會看到這樣的對話窗。請點選「與更多朋友分享」的連結。

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然後輸入阿光他的Hotmail電子郵件信箱地址,以及email的信件內容。你一定要記得點選「收件者可以編輯」這個選項,這樣子對方才能擁有修改投影片檔案的權限。再按一下「分享」就能把這封信件寄出去。

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只是微軟為了避免駭客入侵帳號以後,用來寄送惡意垃圾信件,按「分享」以後,會要求你輸入「圖形識別碼」確定正確無誤以後,這封網頁上的email才會正式寄送出去。

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阿光打開他的瀏覽器,並登入Hotmail信箱,就會收到這樣的email,信件的標題是「蘇言霖 分享了一份文件給你」。理論上,從Hotmail信箱寄信給另外一位Hotmail使用者,這封信不應該會被扔到「垃圾桶」裡面,但如果你沒有找到對方寄來的信件,建議你還是去「垃圾信」裡面翻一下垃圾,說不定會找到這封信!

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打開信件內容,就會看到我寫給他的這封email。阿光只要點選信件裡面的「世紀婚紗攝影簡報.pptx」就能進入到投影片的播放模式。

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當然,阿光他並不限必須用電腦才能編輯這份簡報,就算他人在外面,只要能上網的地方,都可以用iPad或iPhone,甚至是iPod touch都能編輯這份簡報。因為所有的iOS裝置都有內建功能完整的Safari瀏覽器,用法與電腦上的Mac OS X的Safari大致相同。

這次阿光只要按「在瀏覽器編輯」就可以編輯這份投影片了!

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對「美食寫真達人」來說,雖然喜宴最重要的是新人與新人的親友們,但既然是「喜宴」,當天特地設計的一份「喜宴美食大餐」同樣是相當重要的美好回憶。因此阿光點選了喜宴的美食寫真,用來換掉無趣的照片。

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第4張投影片的標題也因應主題內容而改成「喜宴美食寫真全記錄」!雖然對別人來說,這只不過是一些中式料理而已,但是對新人來說,卻是當天最重要的配角之一,畢竟當天的親友除了觀禮新人的新婚活動以外,主要還是去「吃喜酒」,也因此「喜宴美食寫真」絕對是非常重要的寫真,專業的婚禮攝影師,應該都不會錯過這個部分才對。

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在阿光在編輯這份投影片的時候,由於我正好也在MSN線上,他希望我可以當場確認一下修改的投影片內容,用Microsoft Messenger通知我的時候,我也沒想太多,就直接用PowerPoint開啟這份簡報,結果看到「這個檔案已鎖定可供編輯」的警告畫面。

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如果用「唯讀」的方式來開啓檔案,那麼我就只能檢視投影片內容,而無法修改。雖然可以用「唯讀」開啓以後,再用「另存新檔」把簡報檔案存回到電腦上的硬碟裡面,但我發現無論是點選「編輯」還是「唯讀」,看到的都是變更前的舊簡報!第4張投影片仍舊是舊的內容與主題不明的奇怪照片! :-x 

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我想這個問題仍舊是出在阿光正在編輯這份簡報,雖然瀏覽器版本並沒有「儲存檔案」的按鈕可以使用,但如果不「關閉」檔案的話,別人看到的仍舊是舊版的檔案,變更過的內容並沒有真的儲存起來!因此,我透過Microsoft Messenger請阿光把點選網頁裡面的「檔案 / 關閉」指令,再關閉瀏覽器網頁。在那之後,我再從「檔案」功能表重新開啓一次位於SkyDrive雲端磁碟上的簡報檔,果然看到已經變更過的全新內容了!

你可以看到同樣的一份簡報,現在可以透過瀏覽器或是PowerPoint 2011來編輯投影片內容,是不是變得比以前更加方便,行動力也更強,不需要等你回到辦公室以後,坐在電腦前面才能修改投影片內容,現在變得任何時候、任何地點都能編輯、播放投影片,有了微軟提供的高達25GB免費容量的SkyDrive雲端磁碟,確實是天上掉下來的一份大禮!

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透過「投影片放映」面板的「排練」模式,你可以在正式上台簡報以前,先找2位同事當觀眾來聆聽你的簡報內容。你可以請同事決定要擔任「聽眾」還是「會議記錄員」。「會議記錄員」可以在你演講時使用會議記錄簿,幫你做筆記,打小抄,並且留意投影片計時器等。觀眾就只會看到正式的投影片內容而已。

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計時器會自動記錄每一張投影片花費的時間,以及講完所有投影片的合計時間。好的同事會仔細傾聽簡報內容,並找出你的缺點,或是需要補充的部分。不好的同事,大概會說你的簡報實在是太完美了,就這樣上台就行了!嘿嘿~ >:) 

老實說,沒有任何人是完美的!即便是已逝的Apple CEO Steve Jobs,在主持新產品發表會以前,也會事先排練過好幾次,甚至是故意坐在觀眾席裡面,從user的角度來看產品發表的會場,到底還有什麼需要改進的地方?

也因此建議你多多排練幾次,如果找不到合適的同事,也可以利用錄影機把自己的簡報錄製下來,拿到大電視螢幕上播放,自己檢視自己的缺失。不過自己容易迷失,而很難注意到自己到底有什麼樣的缺點?

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另外一個「簡報者檢視畫面」看起來幾乎與「排練」完全相同,但最大的不同是「簡報者檢視畫面」是正式上台簡報的時候使用的,這是你的簡報的正式畫面,PowerPoint會同時顯示下一張即將播放的簡報,以及在「會議記錄」當時輸入的小抄,以便提醒自己投影片裡面沒有列出來,卻必須要講的重點。

這個畫面只會出現在你的電腦,聽眾電腦看不到主講者的額外動作,這樣可以幫助你穩定的演出一場完美表演。

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PowerPoint 2011的投影片廣播

雖然說「PowerPoint 2011 for Mac」支援「投影片廣播」功能,同樣只要透過Windows Live ID就能連上微軟另外架設的「PowerPoint Broadcast Service」,讓任何人都可以觀賞這份簡報。

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然而無論我如何檢查、無論我重新「連線」多少次,甚至為此我還特地跑到別人的店裡面,使用別人的免費無線網路上網,都只會看到這樣的「發生錯誤」的無法連線訊息!只能猜想大概是「PowerPoint Broadcast Service」在我測試的這段時間內正好發生問題,才會導致無法連線的問題。

另外,「向後」這樣的翻譯應該是翻譯錯誤!正確的按鈕名稱是「返回」或「重試」才對。不想要重試連線,只要按「取消」即可。

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對了,PowerPoint也支援「iTunes」可以直接抓取裡面的所有音樂,只要iTunes能播放的音樂格式,都可以抓到PowerPoint裡面使用。

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在播放影片的部分,PowerPoint也支援「iTunes」裡面收錄的影片,或是放在「影片」檔案夾底下的影片檔案,也能透過Photo Booth來錄製MacBook Pro或MacBook Air看到的現場的畫面。影片的格式不但支援QuickTime,甚至連Full HD的MP4影片也全部都支援喔~ ;)) 

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我把一支「攝影師使用腳架拍攝寫真」的側寫影片,直接抓到PowerPoint簡報裡面。你可以看到這張投影片裡面有一個音樂檔案(就是那個喇叭圖示),與一個影片的畫面。只是「音樂」與「影片」不能同時播放,你點選播放影片的時候,音樂就會自動停止。

提示: 非廣告:出國旅遊、出差請隨身帶著數位相機去旅行,畢竟生命沒有NG,更不能重來!呵呵~ ;))

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由於PowerPoint製作的影片幾乎都是在螢幕上播放,因此就算是在支援Full HD的大電視或是投影機上播放,簡報檔案應該都不會太大。但如果插入好幾個音樂或影片檔案,特別是婚禮錄影的影片,當場就會讓整個簡報檔案暴增到50MB甚至100MB以上!這時候往往會受限網路的上傳速率大多都只有10Mbps左右,甚至還不到5Mbps (下載可能高達50Mbps),因此把這份簡報儲存到SkyDrive的時候,會看到這個「正在上傳...」的畫面會跑很久!

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由於不會有上傳進度bar,因此到底上傳了多少個%百分比?我們也不知道,只能耐心的等待上傳。視你的投影片檔案大小與網路的上傳頻寬,可能需要花5分鐘,甚至是30分鐘以上的上傳時間!只能耐心等候,沒有其他辦法。唯一的辦法,就是不要置入音樂與影片,盡量只用簡單的照片與色塊,來簡化投影片的檔案大小。

事實上PowerPoint 2011還有更多的功能,等待你我挖掘!畢竟有許多簡報功能都是從早期Office 95不斷累積到現在,某些過時的功能會被淘汰、移除,但還是有很多功能被微軟保留下來,因此現在的PowerPoint 2011比起當年的PowerPoint 95擁有的功能還要更多,也更加簡單、直覺好用,甚至連「瀏覽器」都能播放與編輯簡報。
這份試用報告雖然相當的冗長,但並沒有介紹PowerPoint 2011所擁有的每一項功能,因此如果常常需要製作各種的專業簡報的話,建議你買一本書來參考看看。不懂的部分也歡迎到我的會議室,將問題提出來討論。 :-) 

蘇言霖 08/15/2013 0 1844
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