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Word 輕鬆學:試卷題庫系統

Word 輕鬆學

試卷題庫系統

作者:蘇言霖

時間:November 10, 1996

試題七十二變

這年頭講師難為,特別是面對一個個聰明的莘莘學子,超級講師手邊都會準備幾份不同的講義和試卷來應付不同的班級。對講師來說,上課的講義可以只準備一份,大家都一樣,但是大考、小考、拼命考的試卷就不能每個班級都差不多了,要不然甲班考完,乙班就知道答案了,學長考完學弟就知道正確解答啦!

揮汗寫試卷相當辛苦,不能採用“行書體”,試題內容也必須富有變化。雖然用PE2電腦打字,可以使印表機印出來的試題變得工整漂亮,然而講師又不是打字小姐,往往比手寫還慢,這要如何是好呢?李老師對出考試卷有一套特別的辦法!

10分鐘出好一份試卷

李老師您好,這裡是資管系,可不可以煩勞您出一份60題選擇題的Excel試卷,要新的題目喲。沒問題,半小時就可以寫好一份全新的試卷。電話那端的小姐嚇了一大跳!不會吧?趕緊說「沒關係,您可以慢慢寫不急!」,哈哈,還好啦其實10分鐘就可以做完了!只聽撲通一聲…

李老師是如何辦到的?很簡單,只要利用Word提供的「自動圖文集」或是「自動校正」就可以輕輕鬆鬆完成一份試卷!現在就讓我們一塊來瞧瞧她如何製作一套「自動題庫系統」,而您真正要做的工作相當簡單,請參考有加上數字的標題即可。

製作試卷範本

一般而言,任何一份試卷都會有相同的格式,比方說,科目、班級、姓名、座號、分號等,其實這些文字不需要每次都以「開新檔案」,打開一份空白文件再重新輸入一次,我們希望只要做「開新檔案」這個動作,就能得到一份資管系專用的空白試卷。

為了達到全自動的目的,我們必須把固定出現的文字或圖片,放在新的試卷範本,而不是新的文件試題裡。

1. 開新範本

首先請用「檔案/開新檔案」方式,打開一份新的「範本」文件,可套用Normal.dot一般範本或小冊子範本。

2. 製作試卷頁首

請選取「檢視」功能表的「頁首/頁尾」指令,把插入點移到文件最頂端的頁首位置,然後輸入所需的「班級、姓名、座號」等文字,需要直線的部份可以按 和空白鍵即可。頁首是指每頁文件都要重複列印的部份。

要是頁首的空間不夠,可以用「檔案/設定列印格式」調整「頁首/頁尾」與文字邊界的距離,要留意的是,頁首必須離紙邊1cm以上,否則會印不出來。問題是Word在設定上是採用內文與「邊界」「上下左右」距離的設定方式,頁首再從內文邊界向上扣掉若干公分。到底內文和頁首距離紙邊是多少公分,在Word完全看不出來,得從「紙張大小」和「邊界」自行換算!

總之,文件上下左右邊界儘量設在5cm,首頁距離邊界1cm,這樣一定會有足夠的空間。

要從「頁首」回到文件裡頭,只要按下頁首/頁尾的 鈕,或是直接用左鍵按兩下文件即可。請看圖1

3. 儲存試卷範本

請打開「檔案」功能表的「另存新檔」對話窗,再用滑鼠左鍵按一下「存檔類型」的向下鈕,從清單裡挑選「範本文件(*.dot)」,然後在「檔案名稱」輸入範本檔名,例如「試卷」或「TEST」再按下「碓定」即可,如圖2

這樣就可以把我們製作的試卷儲存為「試卷.DOT」 範本,而不是一般的「試卷.DOC」文件。在Word 6.0範本只能儲在winwordtemplate資料夾,在Word 7.0則不限於任何資料夾,只要把範本所在的資料夾捷徑放在template即可。

以後要出考試卷時,只要在「檔案」功能表的「開新檔案」,選取「試卷」或「TEST」範本,就可以開啟一份資管系的空白文件(副檔名是.DOC)。

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範本 VS文件

什麼是範本呢?大多數的User都沒有製作範本的經驗,反正只要開新檔案,就可以製作好所需的文件。其實一份好的文件,基因於一份好的範本,要是你沒有一份好的範本,就很難或很快製作出一份高品質的文件!

因為即使直接開新檔案,Word還是會依據Normal.dot範本來產生一份空白的新文件,檔案名稱就暫時叫「文件1」。只是Normal.dot是一個非常簡單、非常遜、非常難用的一個範本。要是您每次都只套用Word提供的標準範本,或許會以為Word有夠難用!

事實上Word非常好用,令人如癡如醉為之瘋狂,在用過其他文書處理軟體之後,還是覺得Word最好用。

我們可以事先在範本,定義好編輯文件時需要經常使用編輯工具,譬如自動圖文集、樣式、功能表、工具列和巨集等,以後只要指定這個範本來開新檔案,不但享有豐富的編輯與排版工具,文件裡必備的文字、圖片、頁數、時間等,就自動呈現在眼前。

簡單的說,所有的「考試卷.DOC」文件,統統是依據「試卷.DOT」範本所建立的新檔案,我們只要從範本定義好的自動圖文集,挑選所需的試題即可,帥斃了!

建立題庫範本,一勞永逸

有些書把自動圖文集比做中文系統詞庫,實在太小看自動圖文集了!圖文集可以囊括多段文字、表格清單、圖片、繪圖物件等,總之,文件內看到的任何東西都可以蒐集在圖文集內,再取個適當的名字,例如brent,下次只要在Word文件內輸入brent並按F3鍵,就可以把brent替換成圖文集內預先設定好的一堆東西,不必再重複輸入經常使用的內容了。

講師可以把歷年來的各大考題網羅起來,利用自動圖文集或自動校正功能,在「試卷.DOT」 範本建立一個試題題庫系統。如果有新的題型,以後再追加進去就行了,可說是一勞永逸!

5. 套用試卷範本

請選取「檔案」功能表的「開新檔案」指令,然後選取「試卷.DOT」 或「TEST.DOT」範本,開啟一份新的文件,預設的檔名是「文件1」。

6. 選取來源物件

請在文件內輸入所需的考題,然後連續按滑鼠左鍵三次,將整段題目標記起來,請看圖3。這個動作相當重要,如果沒有選取要建立的物件,也就是以黑底白字標示的反白文字,Word就不知道你究竟想要把什麼東西加入圖文集。

7. 建立自動圖文集

接著請由「編輯」功能表選取「自動圖文集」指令,打開如圖4的畫面。WORD會把第一行字當做預設的圖文集名稱,您也可以直接輸入新的名字,例如“EX0201AA”。圖文集名稱可以使用任何中英文或符號。

要注意的是,請把圖4對話窗的「自動圖文集可使用於」換成「文件依據TEST.DOT」,而不是「所有文件(Normal.dot)」。這樣一來,此題庫只能用在依TEST範本建立的新文件,而不是任何文件,以免增加非試卷文件的負擔。

在「選取」的預視窗,可以看見將來要替換內容,其實就是我們在文件內選取的文字。最後,請按下「新增」鈕,就可以做好一個叫做EX0201AA的自動圖文集。如此依樣畫胡蘆,利用第6和第7兩個步驟,把所有題目統統用自動圖文集建成題庫系統即可。

OK,您已經完成一題了,請趕緊按磁片鈕「儲存檔案」,把現在的文件儲存到「期末考.DOC」,試卷和題庫同時完成,厲害吧!

8. 試用自動圖文集

假設我們來試著出一份新的試卷。請利用TEST範本開新檔案,然後選取「編輯/自動圖文集」指令,接著圖5的「名稱」列表窗挑選所需之題目代號,再按下「插入」鈕,就會看到圖7的畫面。

更快的步驟是:1. 選「檔案/開新檔案」。 2. 在文件上直接輸入圖文集名稱,如圖6的“EX0201”3. 按下F3鍵,就得到一題了,請看圖7

因此李老師,只要隨意輸入所需的題號,按個F3 ,一份試卷即輕輕鬆鬆的完成了!圖8就是利用自動圖文集編輯好的試卷,10分鐘完成試卷絕對不是神話!

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自動校正題庫系統

原先「自動校正」的功能是處理慣性的打字錯誤,如the打成the,以及不合文法的錯誤,例如What打成What。自動校正會在按下空白鍵時自動更正錯字。

由於它是根據使用者定義的記錄來校正錯誤,也就是說沒定義的文字就不會校正。所以倒不如利用它充當速記功能;我們輸入縮寫而讓WORD幫我們自動換成全文!

不過,其原意是針對英文而設定的,因此「鍵入字串」部分則不可使中文,只有在「取代為」的部分可使用中文、表格、繪圖圖片等任何物件。除此之外,自動校正的用法幾乎和自動圖文集一樣。

1. 選取來源物件

請連續按左鍵三次,選取要加入自動校正的題目,如圖3

2. 製作自動校正題庫

選取「工具」功能表的「自動校正」指令,然後在「鍵入字串」(或取代)欄位輸入題目代號,譬如“EX0201”。題目編號可以和自動圖文集相同,也可以不同,但建議您取相同的題號,以免增加使用上的困擾。然後直接按下「關閉」鈕即可,請參考如圖9

2. 試用自動校正

於文件中輸入試題題號,如圖6的“EX0201”。剛才是按F3叫出自動圖文集的試題,現在則是直接按「空白鍵」,文件上的EX0201字樣馬上會替換成題目內容,請看圖十。

簡單的說,李老師只要輸入EX0203按空白鍵、EX0204按空白鍵、EX0202按空白鍵或F3功能鍵,一份試卷就完成了!

原來「出題技巧」的關鍵就是在利用自動圖文集或自動校正,難怪打字速度異常慢的講師,也可以在短時間內完成一份試卷,而試卷題庫還是請快當掉的學生幫忙完成的,你可千萬不要宣傳是我告訴你的。

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自動圖文集與自動校正的差異

1. 自動圖文集可以儲存在文件所依據的範本裡,這樣只要把文件和範本拷貝到磁片,就可以在任何電腦上使用。設定在自動校正的物件,則是儲存在Windows資料夾底下的MSOFFICE.ACE或蘇學之~1.ACE之類的檔案,您必須把 *.ACE拷貝到目的電腦的Windows資料夾,才能使用自動校正。

2.當我們輸入圖文集名稱並按「F3」後才會替換成圖文集的內容。但是自動校正在輸入字串後,按下「空白鍵」就會做替換的工作。使用上必須非常小心,縮寫字串或題號必須非常特別的,不可以是合法的英文單字,如“APPLE”,要不然在任何文件內一輸入apple(不分大小寫)按下空白鍵,無論你願不願意,都會被替換成原先被定義的文字。這時可以用「復原」鈕取消自動校正的動作,但還是不如自動圖文集方便好用。

3. 自動圖文集的「名稱」是可以使用中文,而自動校正的「取代」名稱卻不能是Cinese,一定要是English才行!

電子信箱

如需索取這3期的範例磁片,請寫信到brentsu@ms9.hinet.net (已不使用),或是電腦技能雜誌。我們竭誠歡迎您的來信,討論WordExcelPowerPoint或任何電腦軟硬體方面的任何問題。

最後非常感謝您按時收看,謝謝。

蘇言霖 09/11/2013 0 3407
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